Indice
Introduzione
Il mondo sta cambiando più velocemente che mai e l’evoluzione tecnologica ha reso più facile creare, vendere e comprare prodotti e servizi. L’innovazione continua è un enorme indicatore di successo in gran parte dei settori merceologici.
Essere sul mercato oggi è infatti molto differente rispetto anche a soli pochi anni fa: il digitale non è più un’opzione o un canale secondario, in molti casi è la modalità principale; allo stesso tempo è diverso dal marketing e dal modo di organizzare un’impresa tradizionale.
Continua a leggere per scoprire come i riscontri degli utenti cambiano in tempo reale le strategie e perché è ora di mettere da parte le richieste di progetti a costo fisso e gli RFP per creare le migliori soluzioni possibili.
Il modello tradizionale dei preventivi a costo fisso e degli RFP
Le richieste di preventivo a costo, tempo e funzionalità fissi e gli RFP (Request for Proposal) hanno lo scopo di creare una (falsa) sicurezza per i clienti; la realtà è che sono impossibili da soddisfare e non solo non garantiscono il successo dei progetti ma spesso ne decretano il fallimento ancora prima di partire.
A differenza delle mie aziende, le agenzie e i team di sviluppo tradizionali, dopo aver ricevuto questo tipo di richieste, spendono una grandissima quantità di tempo analizzandole, facendo ricerca e rispondendo con delle presentazioni ad effetto.
Il risultato di questo processo lungo e fortemente competitivo è un contratto del tutto inaffidabile che inchioda il fornitore e il cliente in un lungo elenco di “specifiche”.
I fornitori non possono prevedere il futuro e neanche i clienti; questo modo antiquato di collaborare e negoziare contratti rende impossibile essere agili e adattarsi ai cambiamenti continui che rendono unici i progetti digitali.
Un progetto di innovazione digitale è un processo collaborativo, non è come acquistare un oggetto ben predefinito: agli albori di un progetto di questo tipo, è pressoché impossibile comprendere tutto ciò che vuole il cliente, i bisogno degli utenti o cosa il fornitore deve creare, perché non è chiaro neanche al cliente stesso fino a quando non lo vede e perché la velocità del cambiamento richiede di adeguarsi costantemente e cambiare i piani.
Per mitigare tutto ciò, i progetti di analisi iniziale che producono dei “software requirements specifications” sono diventati una sorta di standard.
Per preparare gli RFP i clienti assemblano un team di analisti, specialisti e stakeholder che lavorano duramente per tirare fuori idee e definire un budget interno sulla base di requisiti estremamente dettagliati, pensando quindi di sapere cosa vogliono.
L’ultima cosa che desiderano è un progetto che dura settimane per “scoprire” ciò per il quale hanno già lavorato e pianificato attività.
Non c’è alcun dubbio che la fase di analisi classica possa aiutare, ma spesso apre più questioni che risposte e può portare a requisiti e budget esplosivi per il progetto “reale”.
Un nuovo modello per produrre risultati
Per questi e altri motivi, non rispondiamo in modo tradizionale agli RFP. Ciò che facciamo, invece, è dedicare più tempo all’inizio (dopo una prima selezione dei clienti) per valutare meglio i loro bisogni e definire come possiamo essere di aiuto.
Lo facciamo in una fase di ricerca e progettazione che chiamiamo Sprint Zero / Roadmap, che non è la stessa cosa della fase di analisi classica di cui accennavo sopra.
Questo è un processo molto più collaborativo con il quale intervistiamo i referenti dei clienti e coinvolgiamo i nostri specialisti e tecnici per valutare se ci sono le condizioni per collaborare produttivamente.
Alla fine di questo processo otteniamo una comprensione condivisa degli obiettivi dei nostri clienti.
Inoltre nelle mie aziende non lavoriamo con progetti a costi, tempi e funzionalità fissi per qualsiasi cosa più ampia di un prototipo o di qualche personalizzazione ad una nostra applicazione standard, o per progetti molto simili ad altri che abbiamo già realizzato.
Operiamo invece con un modello a canone basato sul mettere regolarmente a disposizione dei clienti degli specialisti ed esperti del calibro più elevato.
Invece di identificare e negoziare un lungo elenco dettagliato di requisiti e funzionalità da consegnare, concordiamo semplicemente di voler lavorare assieme sulla base di una roadmap condivisa e di alcune assunzioni di base, e di apportare miglioramenti incrementali tutti i giorni.
Il livello di ingaggio del nostro team varia a seconda del clienti e dei loro obiettivi e priorità.
Una delle principali responsabilità degli esperti che mettiamo a disposizione dei clienti è quello di identificare e seguire gli obiettivi dei clienti.
A questo punto applichiamo il nostro modello di progettazione e sviluppo iterativo che produce risultati tangibili con consegne frequenti.
I benefici di un modello ad abbonamento
Il modello dei progetti a costo fisso appartiene ad un passato ormai antiquato.
Questi sono i motivi per i quali pensiamo che lavorare con i nostri clienti con un modello ad abbonamento sia invece l’approccio corretto.
1. Elimina il concetto di funzionalità che crescono all’infinito
Invece di preoccuparci se un certo elemento corrisponde ad uno dei “tre tipi di template” elencati in un contratto, valutiamo se sia la soluzione migliore per gli utenti.
Sono necessari ulteriori giri di revisione o affinamento? Non c’è problema. Chiaramente ciò ha un impatto sui tempi, ma non è necessario negoziare una “change request” o un nuovo preventivo.
2. Possiamo adattarci rapidamente al cambiamento
I nostri team lavorano ad iterazioni con ritmi cadenzati in settimane (es. due o quattro settimane).
All’inizio di ogni iterazione scegliamo con il cliente su quali obiettivi lavorare.
Alla fine dell’iterazione possiamo segnarne alcuni o tutti come “fatti e consegnati” ed essere certi di avere eseguito e dimostrato un progresso reale.
Abbiamo un piano di massima (roadmap) che prevede alcune delle successive iterazioni, ma se le priorità cambiano possiamo farlo già a partire dalla successiva iterazione e adeguare e massimizzare il valore di ciò che stiamo realizzando.
3. Incrementa l’efficacia del nostro lavoro
Poiché il nostro team è focalizzato collettivamente nel perseguire ogni settimana uno specifico obiettivo, i nostri clienti ottengono le migliori menti che collaborano alla soluzione.
Siamo in grado di ideare, prototipare, progettare e realizzare molto più rapidamente poiché siamo allineati su ciò che è più importante.
In questo modo abbiamo la certezza che le nostre priorità sono le stesse del cliente, e non semplicemente quelle di soddisfare un elenco puntato di un contratto che diventa sempre più vecchio ogni giorno che passa.
4. Ci tiene focalizzati sulle priorità
Le priorità importano e molto.
Ci riuniamo regolarmente per discutere il nostro progresso e la roadmap.
Se le priorità cambiano, per noi è ok; comprendiamo che possano arrivare nuove idee o esigenze.
In questo caso, tutto ciò che chiediamo ai nostri clienti è di aiutarci a decidere quali cose mettere da parte quando una nuova funzionalità deve essere realizzata il più presto possibile.
Rimanere agili ed elastici
Nonostante il nostro modello renda tutto più agile e incrementi notevolmente le chance di successo, affrontare un progetto di sviluppo o manutenzione di un prodotto digitale rimane una grande sfida: alcune volte vanno prese decisioni difficili; spesso le cose possono andare più a lungo di quanto aspettato; le condizioni di mercato possono cambiare; potrebbe essere necessario rivedere i budget (e il concetto stesso di “budget annuale” sta perdendo significato rispetto a un “budget scorrevole”); ecc.
Per questi motivi oltre ad essere agili siamo anche elastici: il nostro modello ad abbonamento può scalare in alto o ridursi periodicamente, a seconda della domanda e delle necessità.
Il nostro scopo è quello di aiutare i clienti ad ottenere i loro obiettivi nel mercato digitale e per fare questo ci focalizziamo su ciò che è più importante.
Siamo pronti per pensare in grande, o più in piccolo se serve.
Poiché l’innovazione non ha mai fine, il nostro servizio ad abbonamento rimane attivo tipicamente per molti anni.
Costruire il digitale
Lavoriamo continuamente nell’eseguire una lista di strategie collegate a degli obiettivi prioritizzati.
Ogni strategia è composta da una o più tattiche e fasi.
Questo ci aiuta a sfidare l’incertezza e a continuare a fornire il giusto tipo di risultati.
Alcune volte c’è bisogno di un giro di test con gli utenti finali, alcune volte di migliorare la velocità del sistema, altre volte di aggiungere nuovi componenti.
Con il nostro team composto trasversalmente da diversi tipi di specialisti (“visionari” del digitale, sviluppatori, sistemisti), siamo pronti per lavorare in questo modo.
Lavoriamo iterazione per iterazione con i nostri clienti per stabilire le priorità. Inoltre misuriamo regolarmente il risultato dei lavori precedentemente effettuati.
Questo crea un effetto di miglioramento costante che ripaga enormemente rispetto al vecchio modello a costo fisso / RFP.
La realizzazione di software digitale non è un progetto che ha un inizio e una fine: il nostro lavoro non termina quando soddisfiamo i requisiti interpretati all’inizio; termina quando abbiamo esaurito tutti i possibili modi di fornire valore ai nostri clienti.
Non serve pianificare la soluzione perfetta dentro il budget ideale; è necessario iniziare a produrre risultati e ricavarne benefici il più presto possibile.
